Compte rendu réunion TELETHON 2012

Bonjour voici le compte rendu de la réunion du dimanche 30 septembre 2012 :

COMPTE RENDU :

Ce matin a eu lieu la réunion concernant l'organisation de la soirée  "TELETHON" du mois de décembre.
7 personnes étaient présente à cette réunion : KERMAD Lyes, KREN Séverine, BARDINI Claudie, PELLIER Anne Laure, TRIPIER Catherine, CHAUTARD Gaelle, PANAFIEU Peggy.
Nous avons déjà commencé par définir la date et l'heure de cette manifestation : elle aura lieu le vendredi 7 décembre à partir de 19h au gymnase.
La soirée se déroulera au gymnase, sous la forme de patinage libre et séquences d'animations et représentations de roller, de la part des différentes sections du club.
Nous proposerons lors de cette soirée, plusieurs stands de restauration :
- Crêpes
- hot dogs
- Barbe à papa
- Boissons et autres friandises
De plus une tombola aura lieu sous la forme suivante :
Pas de perdant, nous ferons des lots avec le matériel entreposé dans le 2ème local du club (apparemment beaucoup de lots publicitaires, tee-shirts etc..), ce qui permettra de vider aussi un maximum ce local.
Un numéro de ticket sera associé à un numéro de lot. Cette formule permet aux personnes prenant des ticket d'avoir un lot tout de suite et de ne pas faire de tirage en fin de soirée.
Autre chose : une vente de petits objets "téléthon" sera faite également sur un stand, et une urne sera mise pour les dons libres.
La somme nécessaire pour cette organisation est a évaluer en fonction, de la quantité d'objet " téléthon" ainsi que pour les dépenses liées à" l'alimentaire".
Pour que cette soirée puisse être un succès, j’ai besoin de votre collaboration. c'est pourquoi je mettrai à partir de mardi , une liste concernant les différents stands ou activités prévues, pour que toute personne voulant participer s'y inscrive. Date limite des inscriptions : le 27 octobre.
Pour le tri du local et l'organisation des lots pour la tombola : un feuille d’inventaire sera mis en place au gymnase :
nous avons établit 2 dates le dimanche 7/10 et le dimanche 14/10 : idem une liste sera mise à votre disposition pour que l'on se partage la tache.
à prévoir :
- Séverine va à la réunion en maire la semaine prochaine : elle demandera pour ce qui est de la communication, affiches etc...
- Peggy : je m'occupe de chiffrer les objets à acheter sur internet et évaluer le budget, je me mettrais sur ce stand également.
- Claudie : s'est proposée pour l'animation de la soirée : ateliers, démo... Il faudra être en nombre pour l'animation.
- Christophe s'occupera de diffuser l'info sur le fort : panneau affichage à l'entrée et mail, site du club
- Tester le matériel lors d'un entrainement pour le risque de surchauffe...
- Tri et inventaire du local : Anne Laure, Claudie, Severine, Catherine se sont déjà proposées, mais plus on est nombreux et plus vite ce sera fait...
Je compte donc sur vous pour votre participation, et votre inscription sur les différentes listes par mail ou directement au gymnase.
Autre info : une soirée HALOWEEN sera organisée le vendredi 27 octobre ( jour des vacances de TOUSSAINT), à 20h.
Adultes et enfants doivent venir déguisés, pour partager une effrayante soirée....
Voilà c'est tout pour aujourd'hui...
N'hésitez pas à faire des remarques ou des propositions pour l'organisation de ces soirées.
Merci                                                                                            Peggy